ВШТАБЕ · ЮРИДИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ
Политика Ассоциации в отношении обработки персональных данных на платформе «ВШТАБЕ»
- Редакция
- 1.1
- Дата
- 1 сентября 2026 года
- SHA-256
- c5fbcc730ed6c0de96e5557a02443e7c2e8770f0c9bfa419d2e3ee72d719db83
Настоящая Политика является публичным документом оператора персональных данных — Ассоциация ветеранов специальной военной операции Ростовской области — и определяет правила обработки и защиты персональных данных при использовании платформы «ВШТАБЕ», её веб-версии, PWA, официальных приложений, личных кабинетов, рабочих пространств и связанных каналов взаимодействия.
Политика информирует субъектов персональных данных и не является универсальным согласием на обработку. В случаях, когда закон требует согласия, в том числе письменного или отдельного согласия на распространение, Ассоциация запрашивает его самостоятельным документом и отдельным действием.
1. Оператор, область применения и контакты
Оператор: Ассоциация ветеранов специальной военной операции Ростовской области, ОГРН 1246100031187, ИНН 6164145983, КПП 616401001, адрес: 344002, Ростовская область, г. Ростов-на-Дону, ул. Тургеневская, д. 39, офис 5, электронная почта: veteranovsvo@yandex.ru, телефон: +7 (993) 453-67-67.
Политика применяется к посетителям публичного сайта, заявителям, кандидатам, членам Ассоциации, сторонникам, работникам, представителям территорий, членам органов управления, приглашённым лицам, участникам мероприятий, авторам обращений и другим физическим лицам, чьи данные законно обрабатываются через Платформу.
Политика распространяется на автоматизированную и необходимую неавтоматизированную обработку, серверы, рабочие станции, мобильные и настольные приложения, журналы, документы и защищённые резервные копии, относящиеся к Платформе.
Отдельные процессы могут регулироваться специальными уведомлениями и согласиями. При противоречии применяется документ, устанавливающий более конкретные условия для соответствующей цели, с соблюдением императивных требований закона.
2. Принципы обработки и локализация
- законность, добросовестность и прозрачность;
- обработка только для заранее определённых, конкретных и законных целей;
- минимизация состава и объёма данных;
- недопустимость объединения баз для несовместимых целей;
- обеспечение точности и возможности уточнения данных;
- ограничение срока хранения достижением цели и требованиями закона;
- конфиденциальность, разграничение доступа и подотчётность действий;
- сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием первичных баз данных, расположенных на территории Российской Федерации.
3. Категории данных, цели и правовые основания
Конкретный набор зависит от статуса и используемой функции. Ассоциация не должна требовать данные, не необходимые для заявленной цели.
| Категория данных | Примеры состава | Основные цели | Правовое основание |
|---|---|---|---|
| Публичные обращения и заявки | ФИО, телефон, email, регион, населённый пункт, текст обращения, приложенные материалы | Регистрация и рассмотрение обращения, обратная связь, предотвращение спама | Действия по инициативе субъекта до заключения соглашения; согласие — когда оно является необходимым основанием; осуществление прав и законных интересов без нарушения прав субъекта |
| Учётная запись | ФИО, внутренний ID, телефон, email, роль, статус, связь с карточкой реестра | Создание кабинета, аутентификация, предоставление функций и ролевого доступа | Заключение и исполнение Пользовательского соглашения; уставные отношения; требования закона |
| Подтверждение и безопасность | Хеш пароля, подтверждённые контакты, одноразовые вызовы, попытки входа, блокировки, сессии | Идентификация владельца аккаунта, ПЭП, предотвращение захвата аккаунта и мошенничества | Исполнение соглашения; выполнение обязанностей по защите информации; осуществление прав и законных интересов Ассоциации и пользователей |
| Профиль и контакты | Дата и место рождения, адрес, регион, муниципалитет, контакты, образование, работа, служба, семейные и иные анкетные сведения | Ведение профиля, территориальное сопровождение, рассмотрение вопросов и оказание предусмотренной уставом поддержки | Уставные и договорные отношения; закон; отдельное согласие — когда отсутствует другое основание |
| Членство и кандидатская процедура | Заявление, номер и статус кандидата или члена, дата приёма, территория, ответственные лица, проверки, решения и основания | Рассмотрение вступления, ведение реестра, исполнение решений органов Ассоциации | Законодательство о некоммерческих и корпоративных организациях, устав, заявление субъекта, решения уполномоченных органов |
| Документы и сведения о статусе | Паспортные реквизиты, удостоверения, сведения о службе и участии в СВО, воинское звание, награды, загруженные подтверждающие документы | Проверка личности и статуса, рассмотрение заявления, оформление внутренних документов и удостоверений | Закон, уставная процедура и отдельное согласие в той части, где оно требуется; обязательная минимизация и ограничение доступа |
| Специальные категории | Сведения о здоровье, инвалидности и ограничениях, если они действительно необходимы | Рассмотрение предусмотренной уставом поддержки и документально определённых процессов | Отдельное письменное согласие либо иное прямо применимое основание части 2 статьи 10 Федерального закона № 152-ФЗ |
| Сведения о судимости | Наличие или отсутствие судимости и подтверждающие сведения | Только конкретная законная проверка после документированного определения цели | Исключительно случаи и порядок, установленные федеральным законом; Пользовательское соглашение и обычное согласие сами по себе таким основанием не являются |
| Изображение и возможная биометрия | Фотография профиля, удостоверения, мероприятия; физиологические признаки, если фото используется для установления личности | Оформление профиля или удостоверения, идентификация, публикация материалов мероприятия | Исполнение соглашения или отдельное согласие на изображение; письменное согласие при обработке в качестве биометрических данных; отдельное согласие на распространение |
| Сообщения и пользовательский контент | Тексты, файлы, изображения, реакции, голосовые сообщения, участники, сведения об отправке, доставке и прочтении | Работа закрытого мессенджера, взаимодействие с ответственными лицами, разрешение споров и безопасность | Исполнение Пользовательского соглашения; отдельное согласие, если содержание целенаправленно обрабатывается для требующей согласия цели; обязанности по закону |
| Заседания, голосования и ПЭП | Состав участников, повестка, материалы, волеизъявление, SMS-подтверждение, время, контрольная сумма документа, протокол | Проведение заседаний, достоверный подсчёт, формирование и доказательство решений | Закон, устав, положения о заседаниях и голосовании, соглашение о ПЭП |
| Обращения, мероприятия и уведомления | Темы и тексты обращений, вложения, статусы, приглашения, регистрации, посещение, предпочтения каналов | Исполнение обращения, организация мероприятия, доставка обязательных уведомлений | Инициатива субъекта, исполнение соглашения, уставные цели; отдельное согласие для рекламы |
| Технические и сетевые данные | IP-адрес, User-Agent, ОС, браузер, версия приложения, идентификаторы устройства и push-подписки, время запросов, ошибки | Работа сессии, совместимость, защита, диагностика, расследование инцидентов | Исполнение соглашения; обязанности по защите; права и законные интересы Ассоциации и пользователей |
| Аудит и юридические доказательства | История критических действий, версии и хеши документов, время, способ подписания, IP, идентификатор запроса | Подтверждение волеизъявления, контроль полномочий, расследование и защита прав | Закон, исполнение соглашения, осуществление и защита прав и законных интересов |
| Работники и представители | Должность, роль, территория, полномочия, рабочие контакты, назначения и действия | Организация работы, разграничение доступа и исполнение поручений | Трудовое или гражданское законодательство, договор, устав и решения уполномоченных органов |
4. Специальные, биометрические данные и сведения о судимости
Такие данные не могут собираться «на всякий случай». До включения поля Ассоциация документирует цель, основание, перечень допущенных ролей, срок хранения и способ уничтожения.
Согласие на специальные или биометрические данные оформляется отдельно в письменной форме либо в форме электронного документа, подписанного допустимой электронной подписью. Отказ от необязательных данных не должен закрывать функции, для которых они объективно не нужны.
Фотография является биометрическими персональными данными только тогда, когда Ассоциация использует её для установления личности. Публикация изображения и распространение данных регулируются отдельными волеизъявлениями.
Обработка сведений о судимости допускается только после указания конкретного федерального закона, устанавливающего соответствующий случай и порядок.
5. Источники получения данных
- непосредственно субъект или его подтверждённый представитель;
- учётная запись и действия Пользователя в Платформе;
- уполномоченные органы и сотрудники Ассоциации в пределах компетенции;
- реестры и документы Ассоциации, созданные до появления Платформы;
- операторы связи и сервисы доставки кодов — только сведения о результате доставки и необходимые технические данные;
- государственные органы и информационные системы — только в предусмотренном законом порядке;
- общедоступные источники — при наличии законного основания и документированной необходимости;
- другие лица — только если они вправе передать данные и Ассоциация вправе их получить.
6. Операции, автоматизация и принятие решений
Ассоциация может осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, сопоставление, извлечение, использование, предоставление, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение данных автоматизированным, смешанным и необходимым неавтоматизированным способом.
Платформа автоматизирует маршрутизацию задач, проверку формата, уведомления, подсчёт голосов и отображение статусов. Решение о членстве, санкции в отношении Пользователя и иные юридически значимые решения не должны основываться исключительно на автоматической оценке, если это прямо не допускается законом и специальным документом.
Ассоциация не использует содержимое закрытых сообщений для рекламы или обучения общедоступных моделей искусственного интеллекта без отдельного правового основания и явного информирования.
7. Закрытый мессенджер и содержание сообщений
Для доставки сообщений обрабатываются идентификаторы отправителя и получателя, состав комнаты, содержание и вложения, временные отметки, сведения о доставке, прочтении и реакциях. Доступ предоставляется участникам и строго уполномоченным лицам в предусмотренных законом случаях.
Сообщения и файлы не становятся общедоступными только из-за размещения в Платформе. Получатели обязаны соблюдать Соглашение о конфиденциальности.
Ассоциация может ограничить доступ к содержимому при жалобе, признаках угрозы, внутреннем расследовании или законном требовании. Если к мессенджеру применяется специальный режим хранения по Федеральному закону № 149-ФЗ, обязательные сроки и порядок исполняются независимо от пользовательского удаления.
8. Предоставление, поручение обработки и получатели
Внутри Ассоциации данные получают только Пользователи, которым они необходимы по роли: уполномоченные сотрудники, руководство, члены органов управления, территориальные представители и технические администраторы. Территориальные и ролевые ограничения применяются сервером.
Обработка может поручаться хостинг-провайдерам, разработчикам и технической поддержке, сервисам резервного копирования, связи, SMS, электронной почты, push-уведомлений, картографии, адресных подсказок и защиты информации только в необходимом объёме и после оформления предусмотренных законом условий конфиденциальности, безопасности, целей, состава данных и действий.
Данные могут предоставляться адресату, выбранному Пользователем; партнёру мероприятия — после информирования и при наличии основания; страховщику, медицинской, социальной или иной организации — только по инициативе субъекта либо на законном основании; суду и государственному органу — по законному, обоснованному и надлежащим образом оформленному требованию.
Перед исполнением запроса государственного органа Ассоциация проверяет полномочия, основание и объём и предоставляет только необходимые данные, если закон не запрещает уведомление субъекта или иную проверку.
9. Трансграничная передача и внешние сервисы
Основные базы персональных данных граждан Российской Федерации располагаются в Российской Федерации.
Трансграничная передача не осуществляется до выполнения обязательных условий статьи 12 Федерального закона № 152-ФЗ, включая оценку иностранного получателя и предварительное уведомление Роскомнадзора, когда оно требуется.
Если системная push-служба устройства, картографический ресурс или иной внешний сервис способен получить IP-адрес, токен устройства, адресный запрос или иные данные, Ассоциация обязана до включения функции провести правовую оценку, минимизировать передаваемые данные и отразить фактического получателя. Пользователь может отключить необязательные push-уведомления в настройках устройства и Платформы.
10. Cookie, локальное хранилище и данные приложений
Платформа использует строго необходимые cookie сессии, локальное хранилище и защищённое системное хранилище приложения для входа, безопасности, выбранного рабочего пространства, настроек интерфейса и работы офлайн-функций. Без необходимых cookie авторизованный доступ невозможен.
Аналитические, рекламные и иные необязательные cookie не должны включаться без отдельного информирования и, когда требуется, согласия. Отказ от них не ограничивает основные функции.
Настольное или мобильное приложение может временно хранить защищённый кэш на устройстве. Пользователь обязан защищать устройство; при выходе, удалении приложения, отзыве сессии или истечении срока хранения кэш должен очищаться в пределах технической возможности.
11. Сроки хранения
Срок определяется целью, основанием, уставом, законодательством об архивах и бухгалтерском учёте, сроками обжалования и исковой давности. Данные не хранятся бессрочно только потому, что технически могут быть сохранены.
| Группа данных | Критерий срока хранения |
|---|---|
| Учётная запись и профиль | Пока действует аккаунт и соответствующий статус, затем до завершения обязательных процедур, законных требований и срока защиты прав |
| Заявление кандидата | До принятия решения, окончания установленного периода обжалования и разрешения споров; при приёме необходимые сведения включаются в дело члена на новом основании |
| Реестр членов и корпоративные документы | В течение членства и далее в сроки, установленные законом, уставом, номенклатурой дел и правилами архивного хранения |
| Специальные и биометрические данные | До достижения конкретной цели или прекращения основания; затем уничтожение в установленный законом срок, если нет иного основания |
| Сообщения и файлы | Пока они необходимы участникам и процессу, до пользовательского удаления или закрытия комнаты с учётом обязательного хранения, расследований и резервного цикла |
| Обращения и мероприятия | До завершения рассмотрения или мероприятия и далее на период отчётности, обжалования и защиты прав |
| Сессии, коды и технические события | Коды — до истечения или использования; журналы и технические события — по утверждённому сроку безопасности, соразмерному рискам |
| Согласия, договоры, ПЭП и доказательства | В течение действия документа и срока, необходимого для подтверждения правомерности и защиты прав сторон |
| Резервные копии | До истечения утверждённого цикла ротации; после восстановления задания на удаление исполняются повторно |
12. Права субъекта и порядок обращения
Субъект вправе получить сведения об обработке, потребовать уточнения, блокирования или уничтожения неполных, устаревших, неточных, незаконно полученных или избыточных данных, отозвать согласие, потребовать прекращения обработки, обжаловать действия Ассоциации в Роскомнадзор или суд и пользоваться другими правами, установленными законом.
Запрос можно направить через личный кабинет, по адресу veteranovsvo@yandex.ru или почтовым отправлением по адресу 344002, Ростовская область, г. Ростов-на-Дону, ул. Тургеневская, д. 39, офис 5. Ассоциация вправе запросить сведения, необходимые для проверки личности и полномочий представителя, не собирая избыточные данные.
Сведения по запросу предоставляются в течение 10 рабочих дней; при мотивированном уведомлении срок может быть продлён не более чем на пять рабочих дней. Подтверждённые неточные данные уточняются в течение семи рабочих дней. Требование о прекращении обработки исполняется в предусмотренный законом срок с учётом оснований, позволяющих продолжить обработку без согласия.
Отзыв согласия не отменяет правомерность обработки до отзыва и не требует удаления данных, которые Ассоциация обязана или вправе сохранять на другом основании.
13. Защита данных
- ролевое и территориальное разграничение доступа на сервере;
- аутентификация, управление сессиями и дополнительное подтверждение критических действий;
- шифрование защищённых документов, сообщений, каналов связи и резервных копий;
- журналирование критических действий и контроль выгрузок;
- раздельное управление ключами, секретами и правами технического персонала;
- проверка файлов, обновление компонентов, резервирование и тестирование восстановления;
- обязательства о конфиденциальности, обучение и периодический пересмотр доступа;
- выявление инцидентов, блокирование, восстановление и уведомление Роскомнадзора и субъектов в предусмотренных законом случаях.
14. Удаление аккаунта, отзыв согласия и прекращение членства
Это три разных юридических действия. Закрытие аккаунта прекращает доступ к Платформе, но само по себе не означает выход из Ассоциации. Выход или исключение из Ассоциации осуществляется по уставу. Отзыв согласия прекращает только обработку, основанную на соответствующем согласии, если отсутствует иное законное основание.
После достижения цели или прекращения основания Ассоциация уничтожает данные либо обеспечивает их уничтожение в срок, предусмотренный законом. Если немедленное уничтожение технически невозможно, данные блокируются и уничтожаются в допустимый срок с оформлением установленных доказательств.
15. Данные третьих лиц, представители и несовершеннолетние
Пользователь не должен загружать данные другого лица без полномочий и законного основания. При передаче документа с данными третьих лиц необходимо скрыть сведения, не относящиеся к цели.
Представитель предоставляет подтверждение полномочий. Ассоциация обрабатывает его идентификационные и контактные данные только для проверки и исполнения представительства.
Самостоятельная регистрация предназначена для лиц от 18 лет. Если обработка данных несовершеннолетнего необходима в отдельном уставном процессе, она проводится вне обычной регистрации после определения основания, участия законного представителя и специальных мер защиты.
16. Изменение Политики и заключительные положения
Действующая редакция постоянно доступна в разделе правовых документов. Каждое изменение получает новый номер, дату и SHA-256; опубликованный текст не исправляется задним числом.
При существенном изменении состава данных, целей, получателей или прав Пользователя Ассоциация уведомляет Пользователя и повторно запрашивает подтверждение ознакомления. Если изменение требует нового согласия, оно запрашивается отдельно.
Вопросы ответственному за организацию обработки персональных данных направляются на veteranovsvo@yandex.ru с темой «Персональные данные» или по адресу 344002, Ростовская область, г. Ростов-на-Дону, ул. Тургеневская, д. 39, офис 5.